Mengadakan event dalam rangka promosi merupakan strategi yang efektif bagi suatu brand untuk membangun ikatan emosional dengan khalayak. Kegiatan promosi ini dapat diadakan secara kreatif, seperti berbentuk konser musik, kompetisi olahraga, atau seminar. Bisa juga berupa gala dinner, pertunjukan teater, pameran, dan lainnya. Tentu saja ide-ide dan wujud event harus disesuaikan dengan tujuan, target audiens, dan anggaran finansial.
Untuk mengadakan event promosi memerlukan strategi dan planning yang matang sebelum dieksekusi. Semakin besar suatu event, maka semakin banyak dan rinci hal-hal yang perlu dipikirkan dan direncanakan.
Apa Saja yang Dihandle Oleh Sebuah Event Organizer?
Pada sebuah EO, tentunya ada beberapa hal yang tidak bisa dihandle oleh satu orang atau sekelompok kecil saja. Mengapa demikian? Karena meskipun sebuah EO terdiri dari hanya beberapa orang saja, tetapi kenyataannya bisa membuat lebih banyak pencapaian. Hal ini berhubungan juga dengan skill serta link atau koneksi yang dimiliki. Ya, EO yang baik tentu memiliki banyak relasi bukan?
Lalu, jika Anda masih bertanya-tanya apa saja yang dihandle oleh sebuah EO, maka Anda dapat melihat beberapa daftar di bawah ini.
1. Event Organizer Menghandle Acara
Hal terpenting yang dihandle oleh EO adalah isi dari acara. Misalnya saja siapa MC nya, apa yang harus dilakukan jika durasinya sekian, dan seterusnya. Tentu hal ini tidak bisa dilakukan oleh panitia yang kurang jam terbang, apalagi memang tidak biasa menangani acara besar. Terlebih lagi, jika acara tersebut mengundang bintang tamu, narasumber dan lain sebagainya.
2. Event Organizer Menghandle Merchandise atau Souvenir
Bukan hanya acara saja, tetapi EO juga memiliki tanggung jawab untuk menghandle jumlah, kualitas serta proses penerimaan merchandise maupun souvenir. Tujuannya adalah untuk branding atau kenang-kenangan pada para tamu undangan. Tentunya, hal ini tidak mudah dilakukan bukan?
3. EO Menghandle Undangan
Selanjutnya adalah soal undangan. Sesimple apapun acara yang dibuat, jika sudah melibatkan banyak orang pasti membutuhkan undangan. Adapun undangan bisa berupa cetak, undangan video atau gambar di sosmed.
4. EO Menghandle Konsumsi
Inilah pentingnya EO memiliki koneksi yang luas. Ya, EO tentu membutuhkan proses handling konsumsi. Jadi, mereka juga harus menjalin hubungan yang baik dengan pihak catering atau penyedia makanan cepat saji atau kue-kue sesuai SOP yang diberikan.
Strategi Promosi dengan Jasa Event Organizer
Bagaimana sebaiknya menyusun perencanaan dan strategi agar promosi yang dilakukan dapat berhasil mencapai goals yang diharapkan?
- Menentukan anggaran finansial yang tepat, agar ide-ide kreatif event promosi dapat menyesuaikan anggaran yang telah ditentukan sebelumnya, bukan sebaliknya.
- Menentukan sumber daya manusia yang terlibat dalam panitia acara. Apabila anggaran memungkinkan, brand dapat menggunakan outsource yaitu konsultan dan event organizer.
- Merencanakan event dan menyusun strategi marketing lebih detail setelah anggaran finansial dan tim panitia terbentuk.
- Melakukan persiapan awal acara promosi, meliputi ide dan jenis event yang akan diselenggarakan, lokasi yang akan dipakai, performer yang akan terlibat, catering, penyedia alat-alat yang dibutuhkan, dan sebagainya.
- Mempublikasikan acara promosi, dapat dilakukan dengan press release, publikasi di media sosial, pemberitahuan resmi di laman web maupun blog, mengirimkan email pada audiens yang menjadi target event, dan lain-lain.
- Memasarkan acara promosi, brand dapat memberikan diskon khusus agar audiens termotivasi segera membuat keputusan hadir di event promosi.
- Finishing persiapan acara promosi, di tahap ini brand dapat mengundang jurnalis media massa untuk meliput event promosi bila diperlukan. Selain itu, pembayaran kepada promotor event harus sudah terselesaikan minimal 75%.
- Hari H acara, jangan lupa untuk mengumpulkan data feedback target audiens yang hadir tentang event promosi, brand, dan produk untuk melakukan tindak lanjut setelah acara promosi berakhir dan sebagai evaluasi event mendatang.
Referensi Jasa Event Organizer untuk Promosi di Jakarta
Bagi Anda yang berminat untung mempromosikan brand anda dan menggunakan jasa event organizer, simak beberapa vendor yang dapat Anda jadikan referensi berikut, yaitu PT. Maxindo Inti Calson
Selain menyediakan merchandise, PT. Maxindo Inti Calson juga menyediakan jasa promosi dan branding outdoor maupun indoor serta event organizer untuk kebutuhan kegiatan promosi brand Anda.
Anda tidak perlu pusing memikirkan konsep event dan souvenir acara promosi Anda, karena Anda dapat memesan jasa event organizer sekaligus souvenir untuk kebutuhan promosi Anda di perusahaan ini. Tentu saja dengan harga yang ramah dan kualitas yang oke. Jadi, tunggu apa lagi? Segera kunjungi laman web PT. Maxindo Inti Calson di www.maxindointicalson.com.
Demikian artikel mengenai jasa event organizer untuk kebutuhan promosi. Semoga bermanfaat dan dapat membantu Anda yang sedang ingin mengembangkan brand milik Anda.
Informasi Lengkap untuk Harga dan Lain – Lain bisa via Telp / Whatsapp
